Le coronavirus a bouleversé de nombreuses convictions dans les modes de collaboration, souvent dans la douleur, mais il nous oblige à bouger nos lignes, à faire plus avec moins. L’immobilisme général est l’occasion pour de nombreuses entreprises de faire plancher leurs managers sur l’amélioration de leurs processus, la remise à plat de certaines stratégies, et bien sûr la préparation de l’après….

Pour cela, les managers confinés doivent travailler avec des collaborateurs qui peuvent être en temps partiel ou dans des conditions de travail compliquées, bref les temps de réunion sont comptés. Et il est donc important de trouver de nouvelles manières de collaborer.

Depuis près de 10 ans, en tant qu'agence spécialisée en Design Thinking, nous travaillons et facilitons des workshops à distance avec des équipes et des clients dans toute la France, et même à l’étranger. Notre moteur a toujours été de créer un environnement de travail moderne, souple, ouvert et efficace. Nous avons toujours souhaité fluidifier les modes projet au niveau stratégique comme opérationnel. Faciliter la collaboration et exploiter les méthodes de co-conception rapides fait partie de notre ADN. Welcome ! L’intelligence collective et la facilitation grâce des ateliers participatifs ou de co-construction est vite devenue une évidence, même à distance.

La collaboration en présentielle est importante, mais de notre point de vue elle n’est pas obligatoire. Nous pensons même que les ateliers à distance ont certains avantages, s’ils sont bien organisés. Plusieurs entreprises dans le monde n’ont plus de bureau et fonctionnent ainsi ; une des plus connues est WordPRess avec ses 1170 salariés dans 75 pays parlant 93 langues…. et pas de bureau !

C’est pour toutes ces raisons que nous avons souhaité prendre la parole sur le sujet du travail à distance, en vous proposant des outils qui pourront peut-être vous accompagner dans cette nouvelle voie.

De nouvelles façons de collaborer grâce au ateliers

La clé est d’apprendre à identifier la valeur réelle des rencontres (à distance ou non) et d’utiliser les outils les plus adaptés en fonctions des besoins de communication.

Les modalités de communication sont à adapter en fonction de différents objectifs :

• La transmission d’informations autonomes et froides, comme transmettre ou recueillir une information, proposer un RDV, partager un document. Dans ce cas, les outils collaboratifs (comme Slack) nous permettent d’éviter de polluer nos cerveaux, agendas et boite mail.

• La transmission d’informations dynamiques ou chaudes, comme un brief, une explication ou un partage d’expérience.

• Les prises de décision collectives.

• Les besoins de co-construire.

A chaque besoin, des modalités de communication spécifiques peuvent être mises en place pour limiter les temps d’échanges peu productifs et trop coûteux en temps, en énergie et en budget.

Des logiques d’ateliers plus que de réunions, même à distance

Une fois que vous aurez compris les enjeux des différents modes de communication et de collaboration, vous réaliserez que nombre de réunions peuvent s’effectuer en mode workshop, et ainsi diviser par deux le temps consacré au sujet.

En effet, les réunions sont souvent longues et peu productives car elles se transforment en débats interminables, en digressions ou en temps de parole monopolisés au détriment du partage d’idées et de la recherche de solutions.

Les workshops présentent le bénéfice majeur d’être dans l’action collective, favorisant ainsi l’apport de chacun. Le management visuel de l’information et la souplesse de modification de cette dernière (voilà la force des post-its) permettent de réellement partager une information, de la qualifier et de l’enrichir en un temps record. Cette façon de travailler impose l’implication de tous et limite les fuites ou les mises en retrait des collaborateurs qui ont le sentiment de “perdre leur temps”, “de ne pas savoir où on va”, ou “de ne pas comprendre le point de départ de la réflexion”.

Enfin, les activités d’alignement et les pratiques de votes (ludiques et ouvertes ou anonymes et plus factuelles) permettent de mesurer la convergence et l’adhésion du groupe aux points clés de la réflexion.

Certes, cela demande de l’entraînement, mais avec un peu de méthodologie vous pouvez passer en mode workshop à distance facilement. Nous pouvons vous y aider en tant qu’organisateur, facilitateur ou directement en adressant vos sujets de design.

Notre méthode M.A.G.I.C. pour les workshops à distance

Au début, nous avons rencontré des difficultés, surtout sur les ateliers. Nous avons testé les outils d’organisation des tâches, de partage d’information, de collaboration en temps réel avec 2 fondamentaux en tête : confort et efficacité. Notre motivation était d’optimiser l’expérience utilisateur du travail à distance de nos clients, collaborateurs et intervenants, lors de workshops à distance.

Voici les points clé de notre méthodologie. Plusieurs d’entre eux sont les piliers d’une bonne facilitation d’atelier, à distance ou pas, mais nous les avons affinés au fil de l’eau pour les adapter au contexte du distant.

Masterize

Le premier enjeu de la démarche est de maîtriser parfaitement les conditions de réussite de l’atelier. Pour cela, il convient au préalable de bien définir les objectifs de l’atelier et ainsi de déterminer le type d’atelier à mener.

Des objectifs et des contraintes claires

Que ce soit dans une logique de diagnostic d’une situation, de découverte d’opportunités, d’alignement stratégique, d’idéation, ou de construction d’un plan d’action, le type d’animation sera à adapter. Des modes participatifs ou collaboratifs pourront être activés en fonction de la culture de l’entreprise, de la volonté du commanditaire ou de la complexité des décisions à prendre. L’objectif du workshop, les sujets à aborder, tout comme les livrables, devront bien évidemment être soigneusement définis préalablement ; ces informations seront communiquées aux participants en amont de l’atelier.

Une organisation précise est incontournable pour faciliter un workshop à distance

En fonction de la durée de l’atelier et du nombre de participants, il faudra définir la gestion du planning, les activités, les outils adaptés puis le rôle et le nombre de facilitateurs. Il est important de noter que, par expérience, un atelier à distance ne doit pas excéder plus de 3H30 (avec une pause), qu’il demande au moins autant de temps de préparation et autant de formalisation. Un atelier à distance avec un groupe de 5 à 15 personnes requiert souvent 2 facilitateurs.

Des outils souples

Pour les ateliers à distance, la fluidité des outils est incontournable. Il faut utiliser des plateformes modernes qui permettent de travailler en temps réel. Nous privilégions les outils qui permettent de créer des sous groupes, sinon nous créons plusieurs meetings vidéos qui nous servent de salles de travail, où peuvent se connecter les différentes équipes.

Il faut également identifier un outil de tableau blanc collaboratif permettant de travailler en temps réel.

S’amuser à hacker les contraintes de sécurité

Les travailleurs modernes savent que les grandes entreprises imposent souvent des règles de sécurité très contraignantes. Sachez qu’il est possible de mettre en place un procédé simple qui permet de collaborer ponctuellement en dehors du réseau de l’organisation tout en conservant une confidentialité très élevée.

Prévoir une première session de prise en main des outils avant l’atelier

Tout le monde n’est pas aguerri à de telles pratiques, il convient de prévoir une session d’onboarding aux outils et de tester le procédé de facilitation anonyme en amont de l’atelier. Cela permet de s‘assurer que tout le monde sera à l’aise le jour du workshop à distance, et que l’aspect technique ne sera pas un frein.

Animate

Lorsque votre atelier commence à se dessiner et que vous avez défini la technique d’animation adéquat, il faut commencer à scénariser pour valider le contenu, le rôle de chacun et les livrables. Vous êtes presque prêt à animer l’atelier à distance. Assurez-vous à l’avance que vous avez dans votre chapeau de magicien, les trucs et astuces qui vous permettront de parer à toutes épreuves.

Fluidifier les échanges

Le premier sujet sera de créer un contexte de collaboration le plus agréable possible, pour fluidifier les échanges. Pour cela, vous devez absolument vous équiper de la manière suivante :

• Audio first : quoi qu’il arrive il vous faut du son. Pour privilégier la bande passante les participants coupent leurs caméras après les premières minutes. Si certains ont des difficultés de connexion, assurez-vous qu’il est possible de rejoindre la conférence uniquement en audio, ou même que vos participants peuvent se connecter de deux manières en simultané (le son sur le mobile via la 4G, et le visuel via le desktop sur un réseau wifi)

• Screen share : le partage d’écran est un avantage pour les facilitateurs d’atelier à distance. Il permet de s’assurer que tout le monde voit la même chose mais cela peut parfois ralentir la bande passante. A utiliser à bon escient donc.

• Un document de type tableau blanc collaboratif en temps réel : c’est votre outil le plus important. Il peut être utilisé librement par les participants, même avec un faible débit. Nous recommandons l’usage de GSlide dont la prise en main est indolore. Le format “slide plein écran” évite de se perdre dans les maps que proposent d’autre outils puissants comme Mural ou Miro (que nous recommandons pour les atelier de codesign avec une équipe aguerrie aux workshops à distance).

• Une iconographie souple et simple d’utilisation doit être déjà disponible sur le tableau blanc afin d’inciter les participants à enrichir, illustrer et dynamiser leurs productions. Pour cela, il faut une matière première souple et facile à transformer.

Prévoir des energizers

Le plus grand risque est de voir vos participants décrocher, lire leurs mails ou surfer pendant l’atelier. Pour éviter cela, il convient de canaliser l’attention en utilisant au plus tôt les techniques d’ icebreaking, de storytelling et de cohésion du groupe de travail.

Penser à créer des supports visuels stimulants pour aligner les cerveaux dans une même direction en racontant des histoires qui “mettent tout le monde sur la même longueur d’ondes” (les fameuses brainwaves). Pour cela, favorisez un format pitch très ancré dans la “vraie vie”, basé sur le quotidien des gens (des clients et des collaborateurs), et dans lequel un ennemi commun est identifié. Pensez à scénariser et à gamifier les étapes de l’atelier grâce au storytelling et aux méthodes inspirées des serious games.

Travailler le rythme avec un agenda élastique

Anticiper les retards et les problèmes de connexion qui font perdre du temps actif.

Bien planifier des pauses et des temps pour rattraper d’éventuels retards. Pour cela, prévoyez 15mn de temps “fusible” pour chaque heure d’atelier et ajoutez 30 minutes de démarrage et 30 mn de clôture. Pour un atelier de 3H30, nous aurons donc le déroulé suivant :

• 15 minutes de démarrage pour énoncer les consignes et absorber les retards ou autres problèmes de connexion

• 15 minutes de chauffe et d’immersion dans le sujet

• 30 minutes actives

• 45 minutes actives + 15 mn de pause

• 45 minutes actives + 15 mn de pause

• 30 minutes de clôture

Ainsi nous disposons d’au moins 45 mn de temps “fusible”, permettant aux participants de débattre et de faire des pauses avec un minimum de 2H30 actives.

Des activités minutées obligent les participants à aller à l’essentiel et à formaliser leur pensée rapidement.

Guide

Le facilitateur doit guider les équipes pour qu’elles donnent le meilleur d’elles mêmes, à titre individuel et collectif. Pour cela, il faut leur faciliter la tâche et les guider. En tant que designer, nous devons également orienter les équipes dans leurs réflexions, leur souffler des éléments de réponse et mettre la main à la patte. C’est ce que nous appelons “inspirer par l’exemple” et générer de la confiance pour libérer la parole et la créativité de tous.

Safe and relax

Afin de simplifier les manipulations lors de l’atelier, nous recommandons de limiter les outils. Tentez de centraliser l’atelier autour d’un document partagé unique (type GSlide) qui permet d’accéder aux informations clefs de la session

• Objectifs/output attendus

• Déroulé visible par tous

• Liste des participants et des sous-groupes le cas échéant

• Consignes et templates des ateliers

Les règles habituelles de bon fonctionnement d’un atelier seront annoncées et affichées. Il convient de les rappeler à chaque séance de manière ludique. Les conversations multiples sont souvent impossibles en visio ce qui constitue un bon avantage à distance.

Enfin, pour mettre à l’aise l’ensemble des participants insistez sur l’importance de parler librement : nous avons tous droit à l’erreur, les ateliers à distance doivent rester ludiques et spontanés.

Easy to do

La préparation des activités est très structurante, nous recommandons de maximiser l’utilisation de template avec des consignes claires afin de bien guider les participants. Nous n’insisterons jamais assez sur l’importance de donner des consignes simples et didactiques pour les activités.

Lorsque les participants se regroupent en sous groupes, des “visites” fréquentes sont nécessaires pour s’assurer que tout va bien et il est souvent bénéfique de s’impliquer quelques minutes dans l’activité pour la dynamiser, débloquer les hésitations et orienter les débats. Pensez également à donner une consigne pratique aux participants pour vous demander de l’aide si nécessaire, comme lors d’ateliers habituels.

Enfin, la bonne gestion des temps sera incontournable, veillez à bien communiquer sur ce sujet et à “passer une tête” dans chaque groupe pour les inviter à conclure quelques minutes avant la fin de l’atelier.

Involve

Pour impliquer vos collaborateurs, il faut tout d’abord installer un climat de confiance et de libre parole, ce qui n’est pas une chose évidente.

Inciter à s’exprimer

La bonne pratique de base consiste à utiliser au maximum des formulations constructives, bienveillantes et empathiques. Les formulations positives peuvent totalement faire partie des consignes pour formuler des critiques et des objections.

Par exemple : commencez par dire ce que vous appréciez, et formulez ensuite vos critiques sous formes d’attentes “j’apprécie que… j’aime bien … parce que… en revanche j’aimerais que… soit plus… parce que…”

Cela s’inscrit dans une démarche globale favorisant la communication et l’expression libre dans laquelle le facilitateur n’hésitera pas à :

• Donner la parole directement aux personnes silencieuses

• Reformuler les propos maladroitement exprimés

• Jouer l’avocat du diable pour questionner des propos ambigus

• Demander des avis, des confirmations, pour palier à la communication non verbale si importante en atelier

• Favoriser les échanges informels pendant les pauses

Maintenir la dynamique et l’implication

Voilà l’aspect le plus redouté dans les ateliers à distance. La facilitation consiste justement à garder l’attention mobilisée et à révéler les décrochages, ce qui incite assez naturellement à raccrocher. La dynamique sera importante pour ne pas laisser la lassitude s’installer ou que Facebook ne capte l’attention des participants sur leur mobile. Pour cela, la dynamique de l’oral et des contributions sera clé.

• Résumer les propos et les décisions à la fin de chaque étape

• Eviter les répétitions inutiles

• Demander des feedbacks systématiquement

• Interpeller les collaborateurs silencieux

• Favoriser des formats pitchs en sortie d’atelier

• Inciter à la formalisation de fiches avec des visuels et des listes à puces structurées

• Donner des bons points aux personnes le plus actives (et faites leur livrer des bonbons au bout de 10 bons points voilà un bon warm up pour la prochaine session ! )

• Organiser des votes pour obtenir un consensus et lever les ambiguïtés

Enfin veillez à bien formaliser de manière visible les échanges en rédigeant des résumés ou en réalisant des schémas en temps réel.

Close

La dernière étape de l’atelier est souvent négligée, pourtant elle est très fédératrice et restera probablement dans les mémoires. Elle sert de conclusion et de relance pour les étapes suivantes, elle doit permettre de fermer l’atelier en gérant les frustrations. C’est également l’occasion d’identifier les axes d’amélioration. Enfin, il faut annoncer les étapes suivantes et répartir les “pour action”. Le temps à y passer ne doit pas être négligé, nous conseillons 30 minutes compressibles à 15mn en cas de retard important.

Récapituler la séance

Une bonne clôture ne doit pas laisser de doute aux participants, pour cela vous devez :

• Récapituler les points clés des échanges et les avancements

• Parcourir rapidement les travaux et donner une estimation d’avancée du livrable en cours

• Définir une “to do” des participants et répartir les actions ( nous appelons cela les homework :-)

• Aborder les étapes suivantes pour faire avancer le sujet et l’ODJ du prochain atelier

Mot de la fin individuel

Enfin, pour fermer la séance il convient de s’assurer que chacun puisse s’exprimer sur son ressenti et ses attentes. Nous avons pris l’habitude de clôturer les ateliers par un tour de table dynamisé par l’activité “je passe le micro à” . Ainsi chacun peut ajouter un mot et exprimer ses satisfactions, interrogations, attentes ou besoins d’amélioration.

En général, un des animateurs initie le mouvement et transmet le micro aux contributeurs les plus positifs. Idéalement les managers ne prennent la parole qu’en fin de séance, le facilitateur s’assure que tout le monde a été interrogé et peut inciter à donner le micro aux plus discrets. Lorsque tout le monde s’est exprimé, le facilitateur conclut et confirme la bonne prise en compte des retours, puis clôture la séance idéalement avec une note d’humour et des encouragements.

Conclusion

Les modes de collaboration évoluent et le coronavirus ne fait qu’accélérer les choses. Il est certain que nous ne pourrons pas totalement revenir en arrière sur les sujets de télétravail et que ces nouveaux modes de collaboration vont se pérenniser. La question est de savoir si vous allez les dompter et en tirer tous les bénéfices possibles. La situation de crise va faire émerger les failles de nos services, de nos organisations et de nos processus. Il va falloir réagir, se concentrer sur l’essentiel et gagner en efficacité.